Generación de asientos contables
Esta función permite lanzar, para una sociedad determinada, el proceso de generación de los asientos contables a partir de dotaciones registradas en la tabla DEPREC de las amortizaciones y/o de los eventos resultantes de las diferentes acciones realizadas en los objetos Gastos, Bienes contables y Contratos de leasing financiera (regulaciones de IVA, cambios de imputación contable, bajas de activo, etc.), registrados en las tablas de los eventos.
Este proceso utiliza la parametrización de los Tipos de asientos contables. Esta parametrización permite establecer la relación entre; por una parte, la fuente de datos con los elementos que hay que contabilizar: tabla DEPREC de las dotaciones o tabla de un evento; y por otra parte, un esquema contable definido en la función Asientos automáticos.
- La contabilización se realiza por periodo para el ejercicio en curso o para el ejercicio siguiente.
- En el ejercicio en curso, se refiere a los periodos indicados en el tipo de asiento: periodos cerrados, periodo en curso, periodos abiertos.
- En el ejercicio siguiente se referirá solamente a los periodos abiertos, independientemente de la parametrización realizada en el tipo de asiento.
- Para la contabilización de las dotaciones, los asientos resultantes serán provisionales (anulan y reemplazan los registrados con anterioridad), o bien definitivos, en función de la parametrización del Tipo de contabilización definida para el periodo en la función de los Contextos.
Los importes Por contabilizar y Contabilizados de un bien se presentan en la pestaña Contabilización del detalle de su Plan de amortización periódico.
Nota: los asientos contables también pueden obtenerse de forma automática durante el cálculo o la generación del evento resultante de una acción unitaria a la que se ha sometido el bien (registro/supresión de un bien contable, cambio de imputación contable, traspaso, etc.). Para ello, es necesario que la opción Contabilización inmediata esté activa para el tipo de asiento definido para contabilizar las dotaciones y/o el evento. Los eventos y las dotaciones resultantes del cálculo y de los procesos masivos no pueden contabilizarse directamente, sólo pueden hacerlo mediante el proceso de interfaz contable.
Tanto si el dossier Sage X3 Fixed Assets está asociado o no a un dossier de contabilidad Sage X3, los asientos contables resultantes del proceso de interfaz o obtenidos mediante la contabilización inmediata se generan después de validar en las tablas temporales antes de traspasarse a las tablas definitivas del dossier contable (consultar la descripción del proceso).
Se puede acceder a ellas, en consulta:
- mediante los diarios contables obtenidos al final del proceso (casilla Edición activa)
- de forma resumida mediante la función Lista de asientos contables
- de forma detallada mediante la función Asientos contables.
Requisitos previos
Consulta la documentación de Puesta en marcha
Gestión de pantalla
Parametrización del proceso
Primero se efectúa la parametrización del proceso o se recupera mediante el botón, una parametrización existente, previamente memorizada bajo un código Memo.
La parametrización del proceso consiste en:
- Indicar las opciones del proceso. Por defecto, el proceso se efectúa en Simulación y genera una traza que presenta el valor de los diferentes parámetros aplicados, la lista de los elementos contables generados y sus principales características así como los errores surgidos durante la ejecución del proceso.
- Seleccionar la sociedad y las plantas financieras implicadas por el proceso.
- Seleccionar los tipos de asientos a partir de los cuales se generarán los asientos.
Observación: cuando la parametrización del proceso ha finalizado, es posible memorizarlo con un código de identificación, gracias al botón . Así se podrá recurrir a él cuando se realice un próximo proceso de generación de asientos.
Pestaña Pantalla de entrada
Presentación
Opciones
- Ejercicio
La generación de los asientos puede afectar:
- al ejercicio en curso: los periodos procesados son los definidos en la parametrización del tipo de asiento (periodos cerrados, en curso y/o abiertos);
- en el ejercicio siguiente en cuyo caso todos los periodos abiertos de este ejercicio se procesarán. - Simulación
Esta casilla, marcada por defecto, permite realizar la simulación del proceso. Los asientos contables no se generan, pero la traza visualizada al final del proceso permite visualizar la lista detallada de cada uno de los asientos.
Observaciones:
Si el proceso se realiza en real, la traza sólo muestra, además de los parámetros introducidos (sociedad, planta y nota de la parametrización de los tipos de asientos procesados), la lista de los asientos generados agrupados por planta y tipo de asientos.
El detalle de las líneas de asientos puede consultarse:
- mediante los diarios contables obtenidos al final del proceso (casilla Edición activa);
- por la función Lista de asientos contables;
El detalle completo de los asientos puede consultarse mediante la función Asientos contables.
La consulta y edición de los ficheros de traza puede realizarse en cualquier momento mediante la solicitud de edición del código informe ATRACE - Edición fichero de traza, obtenido desde la función Supervisor del menú Edición/Edición grupo. - Edición
Esta casilla sólo es válida cuando el proceso se lanza en real. En este caso, está activa por defecto y permite mostrar, al final del proceso, la función de impresión que permite editar los diarios de los asientos contables obtenidos.
Estos diarios constituyen informes estándares que pueden consultarse y/o editarse mediante la función Inmovilizado del menú Impresión/Impresión grupo. Se trata de los informes:
- JOUGENSOC para el Diario general - Contab sociedad
- JOUGENGRP para el Diario general - Contab grupo.
Sociedad/Planta
El proceso se realiza en una única sociedad a la vez. La lista presenta sólo las sociedades en las que el usuario está completamente autorizado (en toda la sociedad o en todas las plantas de la sociedad).
Después de seleccionar una sociedad, se seleccionan por defecto todas las plantas. Es posible quitar la selección de las que no estén afectadas por el proceso.
Tipos de asientos contables
Cada línea del cuadro permite indicar un tipo de asiento para procesar. Por defecto, este cuadro está vacío.
Las siguientes funciones de ayuda para la entrada permiten alimentarlo:
Cerrar
Campos
Los campos siguientes están presentes en esta pestaña :
Opciones
| Esta casilla está marcada por defecto y permite realizar el cierre en modo simulación. En ese caso, se ejecutan tanto los controles como el proceso, pero no se guarda ninguna actualización en la base de datos. Deja esta casilla desmarcada para lanzar el proceso en modo real. En ese caso, no es posible cancelar el cierre y las actualizaciones se guardan en la base de datos. Si utilizas paquetes de confirmaciones, es recomendable definir el parámetro NIVTRACE - Nivel de seguimiento (capítulo AAS, grupo MIS) en 0. |
| Este campo permite indicar si el proceso de interfaz debe referirse al ejercicio en curso o al ejercicio siguiente. |
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Bloque Número 2
| Este campo permite seleccionar la sociedad en la que se aplica el proceso de interfaz. |
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Tabla Plantas
| Este cuadro presenta todas las plantas asociadas a la sociedad seleccionada. |
| La tabla muestra la lista de las plantas asociadas a las sociedades en las que el usuario está autorizado. |
Tabla Tipos de asientos contables
| Cada línea del cuadro permite indicar un tipo de asiento para procesar. Por defecto, este cuadro está vacío. Los botones de ayuda para la entrada permiten alimentarlo. |
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Cerrar
Icono Acciones
Todos
Este botón, accesible en el encabezado de línea, permite alimentar masivamente el cuadro de los tipos de asientos con todos los tipos de asientos definidos para todas las sociedades y para la sociedad seleccionada.
Ninguno
Este botón, accesible en el encabezado de línea, permite borrar del cuadro los tipos de asientos previamente seleccionados.
Selección
Este botón, accesible desde el campo Tipo de asiento permite mostrar, para la selección, la lista de los tipos de asientos definidos para todas las sociedades y para la sociedad seleccionada.
Tipos de asientos contables
Este botón, accesible desde el campo Tipo de asiento, permite acceder a la pantalla de parametrización de los Tipos de asientos.
Propiedades
Este botón, accesible desde el campo Tipo de asiento, permite mostrar una ventana con las propiedades del tipo de asiento: fecha y autor de su creación y modificación.
Selección avanzada
Este botón, accesible desde el campo Tipo de asiento, permite mostrar una ventana de entrada de criterios de selección de los tipos de asientos que se van a procesar.
La selección realizada puede registrarse bajo un código memo alfanumérico de 15 caracteres como máximo.
Cerrar
Generación de los asientos
La contabilización se realiza para el ejercicio en curso, o bien para el ejercicio siguiente, en función de la selección indicada durante el lanzamiento del proceso:
- Si el proceso se aplica en el ejercicio en curso: los periodos que se tienen en cuenta son los indicados para el tipo de asiento seleccionado: los periodos cerrados y/o el periodo en curso y/o los periodos abiertos.
- Si el proceso se aplica en el ejercicio siguiente, ejercicio para el que no hay periodos cerrados ni periodo en curso, sólo los periodos abiertos se procesarán, sea cual sea la parametrización realizada para el tipo de asiento.
Para la contabilización de los eventos, los asientos obtenidos siempre son definitivos (con obtención de retrocesos para la contabilización de los eventos resultantes de la anulación de una acción).
Para los asientos de dotación, el proceso difiere según el Tipo de contabilización indicado en la definición de los periodos del contexto: contabilización provisional o definitiva.
Contabilización provisional
El proceso procede primero a la supresión de los posibles asientos provisionales anteriores generados para el periodo (incluido si este periodo es un periodo cerrado) y crea nuevos asientos: estos nuevos asientos provisionales anulan y reemplazan los obtenidos con anterioridad. De esta forma es posible proceder tantas veces como se desee a la generación de los asientos de dotación relativos a este periodo (las amortizaciones quedan marcadas como A contabilizar).
Particularidad asociada a la contabilización provisional e inmediata cuando el nivel de agrupación es la Planta (agrupación por defecto):
Es necesario volver a lanzar el proceso de interfaz cuando la acción unitaria, efectuada en un bien, repercute en sus dotaciones, mientras que el proceso de interfaz ya se ha realizado.
En efecto, el asiento provisional que acumula las dotaciones de todos los bienes, generado por el proceso de interfaz se suprime y reemplaza por el obtenido inmediatamente para contabilizar el evento resultante de la acción unitaria. No obstante, este asiento contabiliza solamente las dotaciones del bien en el que se haya realizado la acción, por tanto es necesario volver a lanzar el proceso de interfaz para obtener un nuevo asiento que contabilice las dotaciones de todos los bienes.
Contabilización definitiva
El proceso procede primero a la supresión de los posibles asientos provisionales ya contabilizados para el periodo y crea asientos definitivos: estos asientos definitivos anulan y reemplazan los asientos provisionales anteriormente obtenidos y el proceso marca los importes procesados como Contabilizados. Si se han obtenido asientos definitivos para el periodo durante un proceso anterior, estos asientos se conservan, nunca se suprimen. En caso de que sea necesario un nuevo cálculo asociado, por ejemplo, a una modificación de los parámetros de amortización, sólo se obtendrán los asientos correspondientes a la diferencia entre los importes ya contabilizados y los nuevos importes calculados.
Nota sobre las reglas asociadas al tipo de contabilización.
- El paso de un tipo de contabilización Provisional a un tipo de contabilización Definitiva se puede realizar en cualquier momento.
- Una vez que el tipo de contabilización del periodo haya pasado a Definitivo, ya no será posible pasar a Provisional en tanto en cuanto se haya obtenido como mínimo un asiento de dotación.
- Los cierres de periodos se autorizan desde el momento en que ya no queda ningún importe Por calcular. Tanto si el tipo de contabilización es Provisional o Definitiva, el cierre se autoriza incluso si quedan importes Por contabilizar, y el control se realizará durante el cierre del ejercicio.
- El cierre de ejercicio no está autorizado mientras quede como mínimo un importe por contabilizar en al menos unos de los bienes: por tanto es necesario que los asientos contables se hayan generado en Definitivo en todos los periodos del ejercicio.
Almacenaje de los asientos
El proceso de interfaz contable genera los asientos en las tablas temporales siguientes (se trata de las tablas temporales del dossier Sage X3 si la aplicación se asocia a tal dossier; en caso contrario, las tablas temporales del dossier Sage X3 Fixed Assets):
Asiento de contabilidad sociedad (PGC)
- GACCTMP Encabezado asientos
- GACCTMPD Líneas asientos
- GACCTMPA Detalle analítico de las líneas
Asiento de contabilidad grupo (IAS/IFRS)
- GACIASTMP Encabezado asientos
- GACIASTMPD Líneas asientos
Cuando Sage X3 Fixed Assets está asociado a un dossier Sage X3, la tarea contable valida los asientos generados en las tablas temporales y les hace pasar, tras la validación, a las tablas contables definitivas siguientes del dossier Sage X3:
Asiento de contabilidad sociedad (PGC)
- GACCENTRY Encabezado asientos
- GACCENTRYD Líneas asientos
- GACCENTRYA Detalle analítico de las líneas
Asiento de contabilidad grupo (IAS/IFRS)
- GACEIAS Encabezado asientos
- GACEIASD Líneas asientos
Anulación/supresión de los asientos provisionales
Nota: los asientos se generan mediante el proceso de interfaz contable en las tablas temporales:
- del dossier Sage X3, si la aplicación se asocia a tal dossier;
- del dossier Sage X3 Fixed Assets, en los demás casos.
1/ Cuando Sage X3 Fixed Assets está asociado a un dossier Sage X3, la tarea contable valida estos asientos y los pasa a las tablas contables definitivas del dossier Sage X3. La supresión de asientos contables provisionales, tanto si están situados en tablas temporales como validados y registrados en las tablas contables definitivas del dossier Sage X3, se realiza mediante el proceso de interfaz contable.
2/ Cuando Sage X3 Fixed Assets no está asociado a ningún dossier Sage X3, pero se utiliza con una herramienta de contabilidad distinta, el proceso de interfaz contable puede suprimir los asientos provisionales situados en las tablas temporales pero no puede suprimir directamente los enviados a la contabilidad. En este caso, puede ser aconsejable no suprimir las tablas temporales de Sage X3 Fixed Assets ya que los asientos provisionales ya se han tenido en cuenta en un proceso de interfaz, pero sí se pueden marcar como anulados para que puedan ser tomados en consideración en un proceso de exportación hacia la contabilidad. Esta posibilidad de no suprimir los asientos provisionales de las tablas temporales se define, en sociedad, mediante el parámetro (capítulo ASS - Inmovilizados, grupo CPT - Contabilidad): ANNPCEPRO - Anulación de los asientos provisionales.
Identificación/consideración de los asientos provisionales en el dossier contabl
Los asientos contables generados en las tablas temporales se almacenan, tras la validación por la tarea contable, en las tablas contables del dossier Sage X3.
Contab. PGC
En contabilidad PGC, la noción de asiento provisional se basa en la noción de asiento de simulación; estos asientos se identifican a la vez mediante la zona CAT (simulación activa o inactiva) y por la zona REFINT con una referencia, alimentada por el proceso de generación de los asientos contables de Sage X3 Fixed Assets, que permite distinguir los asientos definitivos de los provisionales y de los asientos provisionales anulados.
Los asientos provisionales PGC se tienen en cuenta por las utilidades del menú Simulaciones del dossier contable Sage X3. Estas utilidades permiten a los procesos de preparación del balance, incluir o excluir los asientos provisionales.
*Identificación de los asientos provisionales de dotaciones generadas en las tablas PGC
- CAT = "2 - Simulación activa" o "3 - Simulación inactiva"
- REFINT = "P-numtrt"("D-numtrt" para los asientos definitivos)
- REFSIM = traspaso de REFINT a REFSIM
*Identificación de los asientosprovisionales de dotaciones anuladas en las tablas PGC
- CAT = "2 - Simulación activa" o "3 - Simulación inactiva"
- REFINT = "A-numtrt"("D-numtrt" para los asientos definitivos)
- REFSIM = traspaso de REFINT a REFSIM
Contabilidad IAS/IFRS
En Sage X3, no existe la gestión de los asientos en simulación para la contabilidad IAS/IFRS.Los asientos provisionales son por tanto asientos definitivos y no se pueden identificar solamente mediante la zona REFINT.
Se tienen en cuenta sistemáticamente en el proceso de constitución del balance IAS/IFRS.
*Identificación de los asientos provisionales de dotaciones generadas en las tablas IAS/IFRS
- REFINT = "P-numtrt"
*Identificación de los asientos provisionales de dotaciones anuladas en las tablas IAS/IFRS
- REFINT = "A-numtrt".
Tarea estándar
Esta función puede lanzarse en Batch. La tarea estándar TRTCPTINT esta prevista con este fín.